「総務に興味あるけど、イマイチ何をしてるのかわからない」
「未経験なんだけど…総務に転職ってムリかな？」
総務といえば、会社全体に関わる仕事をする大切な部署ですが、仕事内容は企業規模などにより異なり、総務の仕事＝○○というような定義が難しい職種です。
中には「一般事務職にも近いので未経験でも転職しやすい」と思われることがありますが、実際はどうなのでしょうか。
ハジメ
リカさん
ということで総務へ転職したい人へ向けて、仕事内容から転職をする際の注意点など、様々な角度から総務のお仕事についてご紹介します。
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総務に転職する前に「総務の仕事とは？」
どの会社にもある「総務」の部署ですが、仕事内容は意外と知られていません。
総務への転職を考える上で、まずは総務の仕事内容を把握しておきましょう。
以下で総務の主な仕事について説明します。
幅広い業務内容
総務の仕事は幅広く、実際のところ「ここからここまで」と区切ることができないほどです。
「会社を回すための仕事は全てやる」とも言え、会社のインフラを管理する立場にあると考えるとわかりやすいかもしれません。
会社によって仕事内容が大きく異なり、規模の小さな会社なら総務が人事や広報の仕事を兼ねつつ、役員の秘書的なポジションであることもよくあります。
社内外のイベントの運営を任されることもあり、外部の人と会社をつなぐ役割も負っています。
自分で仕事の範囲を決めなければ、広く深くさまざまな仕事にかかわっていくことができるのが総務の仕事の醍醐味でもあります。
オフィス内の環境整備・備品管理
総務に共通する代表的な仕事の1つに、オフィス内の環境整備・備品管理が挙げられます。
総務がファシリティ管理人となっている企業が多く、オフィスの賃貸管理やコピー機などのリースに関して責任を負い、コピー用紙やトナー、文房具などの消耗品の発注なども総務の仕事です。
他の職種が仕事に集中できるよう、環境を整える役割をになっています。
福利厚生制度の利用手続き
企業が用意している福利厚生制度の管理・運用も総務の仕事です。
たとえば年に1回の健康診断が福利厚生に含まれている場合に、病院の予約から結果の送付までを行います。
各種休暇申請を受け付けや、社員寮があるなら建物と入寮者・退寮者の管理もします。福利厚生の窓口を請け負うのが総務なので、全社員とかかわりを持つことになります。
社内行事の企画・運営
総務は社内行事の企画や運営を行います。
総務が一般的に運営責任者となるイベントとして、下記の例が挙げられます。
- 社内研修
- 全体会議
- 防災訓練
- 取締役会
- 忘年会
- 周年パーティー
- 社員旅行
- 株主総会
- 新卒採用イベント
通常の業務に加えて、これらの行事のスケジュール・予算管理、運営、議事録作成やアンケートの回収などを行います。
総務はのびのびと仕事をしているイメージがあるかもしれませんが、社内行事が近づくと非常に忙しくなることを覚悟しておきましょう。
来客・電話対応
総務は外部との窓口にもなる存在です。
来客に対応して責任者につないだり、全社番号にかかってきた電話に対応したりするのも総務の仕事の一環です。
一般社員への来客はそれぞれで対応し、役員への来客には総務が対応する、と分けている会社もあります。
総務は未経験でも転職できるの？
総務の仕事は上記で述べたように、非常に幅広いものです。
総務の仕事は未経験でもできるものなのでしょうか。
総務への未経験からの転職の仕方について紹介します。
実はレア求人！
総務の募集は、実はレア求人です。
そもそも募集人数が多いわけではなく欠員がでない限り募集がでない傾向にあります。
未経験でも比較的応募しやすい総務の仕事となると非常に倍率が高くなりがちです。
社内異動で他の職種から総務を募集するケースも多く、募集がかかること自体がまれだとも言えます。
総務の求人を見つけることができたら、とても運が良いと考えておきましょう。タイミングを逃さずに応募することが大切です。
様々な業務を兼務できる人が喜ばれる
総務の仕事は多岐にわたり、またマルチタスクが要求されます。
どんなに自分の作業が忙しくても来客があれば手を止めて対応しなければなりません。
切り替えのうまさが求められます。複数プロジェクトを同時に遂行した経験があると転職にも有利になるでしょう。
前職で培った経験が強みになる
総務の仕事は多様で、さまざまな部署と会社の架け橋になる存在です。
そのため、前職で培った経験を強みとしてアピールできれば未経験でも総務として採用される可能性が高くなります。
中小企業の総務は、さまざまな職種を兼務している傾向にあります。
人事や法務、労務、経理など事務職としての経験はもちろんのこと、営業職として培った交渉力や対人能力、企画職としての洞察力・提案力も総務の仕事に役立ちます。
総務への転職を考えるなら、まずは自分の経験を棚卸しすることから始めてみてください。
総務に向いている人が持つスキルとは
では、どんな人が総務に向いているのでしょうか。
総務の仕事には簡単そうなイメージを持っているかもしれませんが、実は高いスキルを要求されます。
以下では総務に向いている人が持つスキルについて説明します。
自分で考えて行動する
総務の仕事は「ここからここまで」と決まっているわけではありません。自分で考えて行動し、できることをどんどん進めていく必要があります。
つまり、できる総務であるほど仕事が忙しくなり、受け身な総務は暇な時間を持て余すことが多くなります。
会社のために何が必要なのか、と自ら積極的に仕事を作っていくことが求められるポジションです。
スケジュール管理ができる
総務の仕事はミスが許されないものが多々あります。
外部と会社の橋渡しとなることも多く、締め切りを忘れると全社に迷惑がかかるようなケースも考えられます。
そのためスケジュール管理ができることは総務として必要不可欠です。抜け漏れのないスケジュールとタスク管理は総務の基礎能力だとも言えるでしょう。
コミュニケーション能力がある
総務にはコミュニケーション能力が求められます。
会社の立場から一般社員と話し、他社や株主とやりとりすることもあるので、相手に適したコミュニケーションを取れる人が総務に向いています。
PCの前に座っていられるようなイメージですが仲介仕事も多いのが現実です。コミュニケーションが苦手な人だと総務の仕事がつらくなってしまうかもしれません。
書類作成からプレゼンまで一貫してできる
総務は目立たない仕事と思われがちですが、人前に立つ機会もあります。
書類作成からプレゼンまで一貫してできるだけのスキルが必要です。
研修や会議などで司会を務めることも多く、人前に立つことからは逃げられません。転職前から、積極的にプレゼンの機会を持つようにしておくことをおすすめします。
会社に関する業界・業務の専門知識
総務は会社のインフラを担う役割です。
総務自体としての知識はもちろんのこと、業界・業務に関する専門知識も求められます。
業界や業務の専門知識が欠けていると、積極的に動くことができないばかりでなく基本的なミスをしてしまいがちです。
会社に関する業界・業務に興味を持って、わからないことを自分で調べる探究心が求められます。
細かい作業が苦にならない
総務の仕事では確認作業も多く、細かい作業が苦にならない素質が必要だと言えるでしょう。
複数部署の間に立って連絡係を行ったり、重要書類のコピーを取ってファイリングしたり、など小さなタスクを同時並行でこなしていかなければなりません。
一つの仕事にじっくり集中したい人にとっては、総務の仕事が苦になることもあります。
細やかに複数の仕事をどんどんこなしていくスキルが総務に求められます。
総務に転職する際の注意点
総務に転職する際に、注意したい点がいくつかあります。
「こんなはずじゃなかった」とならないためにも、以下の注意点を転職する前に確認しておいてください。
最低限業種についての知識がないと厳しい
総務はさまざまな部署をつなぐ存在であり、会社側の人間として動くことが多い存在です。
最低限の会社への業種についての知識がないと仕事をしていく上で厳しいと言えます。
そのため総務への転職を考えるなら、まずは同じ業界で募集がかかっていないかどうかを確認してみてください。
自分のいる業界で募集があれば、選考で有利になります。
突然の残業を覚悟できる
「仕事が楽」「定時で帰れる」イメージのある総務ですが、実際には残業を覚悟する必要があります。
社内行事の計画を担当するので、イベント前になると残業をしなければ追いつかなくなることもめずらしくありません。
ワークライフバランスを重視したくて総務に転職すると、予想以上の仕事の忙しさに驚くかもしれません。
もちろん企業にもよりもますが総務も残業はあるものだと思っておいてください。
雑用のように感じる業務がある
来客対応や備品の補充など、重要であるものの地味で細かな仕事が多いのが総務の特徴でもあります。
自分の仕事が雑用のように感じ、キャリアに自信が持てなくなる瞬間が訪れるかもしれません。
たとえ地味でも総務の仕事は会社のインフラです。総務が仕事をしなければ会社は回りません。雑用のように感じられる仕事に対しても、責任感を持って取り組むことが大切です。
小さなミスが大きなミスにつながる
総務の仕事では小さなミスが大きなミスにつながる可能性が高く、注意深く業務に取り組む必要があります。
たとえば、総務は株主総会の資料作成からプレゼン、司会まで広く担当します。
株主に配布する資料に誤りがあった場合、信頼失墜につながってしまいます。
また新しい設備の導入の際の重要書類にミスやコミュニケーションの行き違いが発生すると、導入が何ヶ月も遅れることもあるほどです。
会社の重要な機能を担い、また各部署との連携を取らなくてはならないので、常に緊張感を持って仕事をしなければなりません。
普段からケアレスミスを未然に防止することが大切です。
未経験から総務に転職するときのポイント
未経験から総務に転職したいなら、転職のポイントを押さえておきましょう。
以下では未経験から総務に転職する時のポイントを紹介します。ポイントを踏まえ、効率よく総務を目指しましょう。
できるなら社内異動で総務を目指す
総務になるための最短ルートは社内異動です。
人事異動のタイミングで上司にかけ合うか、総務のポストに空きがでたら異動させてもらえるよう伝えてみましょう。
総務は会社の細部まで把握しておく必要があるので、既存社員が務める方が好ましいと言えます。
普段から細やかな気遣いを見せ、総務への適性があることをアピールしておきましょう。
条件をゆるめ幅広く求人を探す
総務の求人はレアなので、条件にこだわっているといつまでも理想の求人が見つかりません。
未経験なら特に、企業規模や年収にこだわりすぎず、幅広く求人を探すことをおすすめします。
大企業ほど総務の空きポストが社内異動によって埋まることが多く、求人自体がなかなか出にくい傾向にあります。
中小企業は比較的求人が出やすく、職種を超えた仕事内容を経験しやすいので総務としての実力やスキルをつけることができるでしょう。
リカさん
活用できる資格を取得する
未経験の場合、前職の仕事内容に加えて資格も取っておくと選考で有利になります。
転職に備えて活用できる資格の取得を考えてみてください。総務の転職に役に立つ資格として、以下が挙げられます。
- 社会保険労務士…労務・社会保険に関するスペシャリストとしての国家資格
- 簿記…会計知識に関する検定
- 人事総務検定…人事・総務の実務に関する検定
- マイクロソフトオフィススペシャリスト…エクセルやワードなどオフィスソフトのスキルを問う検定
社会保険労務士は平成30年の合格率が約6.3%と難易度の高い資格ですが、取得しておくと総務になる上で大きな強みになります。
一方で資格よりも経験を重視する採用担当者も多いため、資格ばかりに偏らず、自分の経験が総務の仕事に生きることを話せるようになっておくことも必要です。
ハジメ
転職エージェントを利用する
総務の求人は人気が高く、応募が殺到してしまうため公開されにくいのが現状です。
そこで、活用したいのが転職エージェントの保有する非公開求人案件です。
転職エージェントは総務など人気の求人を非公開で抱えており、選考に通る可能性が高い人や興味のある人にのみ案内します。総務の求人を見逃さないために、ぜひ転職エージェントを利用してみてください。
また転職エージェントは転職のプロです。自分の経験をどのように総務への転職にアピールすればよいのか、戦略を立てるところから手伝ってくれます。
総務への転職で悩みや疑問があればぜひ転職エージェントに相談してみてはいかがでしょうか。
気になる！総務のお給料
総務に転職する上で気になるのが給料面です。
実際のところ、総務になるとどの程度の給料が期待できるのでしょうか。以下で、総務の平均的な給料事情について説明します。
平均年収・月給・時給
マイナビキャリレーションによる、マイナビワークスの保有求人から割り出した総務の平均年収・月給・時給は以下の通りです。
未経験の場合は年収200万円〜300万円代からスタートすることが多いようです。
実際には残業があることも考えられるので、あくまで参考程度に考えてください。
| 平均年収 | 平均月収 | 平均時給 |
| 3,309,538円 | 228,741 | 1,459円 |
リカさん
専門性を持って給与アップを狙う
総務の給料はそれほど高くないと思うかもしれませんが、専門性があれば給与アップを狙うことができます。
たとえば社会保険労務士の資格を持っていれば資格手当が追加支給されることがよくあります。
また経理や財務、人事などの仕事もできるならその分が給料に反映されることもあるため、仕事の幅を広げるのも戦略の1つです。
専門性が深ければ深いほど、待遇もよくなります。
総務の経験があれば次に総務として転職する時に有利になり、年収アップが期待できます。
総務へ転職したい まとめ
総務は人気があり、求人がレアで競争率がとても高い職種です。
またゆったりと仕事ができるイメージとは裏腹に、高いコミュニケーションスキルや管理能力などさまざまなスキルが求められるため、転職する前に総務の仕事について理解を深めておきましょう。
未経験から総務に転職することは不可能ではありません。
社内異動の機会や転職エージェントを利用して、ぜひ総務への転職を成功させてください。
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